Projecten

1. Rouwbrieven digitaliseren

Familiekunde Vlaanderen - Regio Aalst is bezig zijn verzameling rouwbrieven te "digitaliseren".Dit omvat volgende deeltaken

1. indelen van de bestaande verzameling rouwbrieven in loten, en nieuwe inkomende rouwbrieven verzamelen tot een lotgrootte bereikt is.
2. inscannen van de rouwbrieven per lot
3. indexeren van elk gescand lot (aanmaken van klapper met naam, data plaatsen, etc)
4. toevoegen van geïndexeerde rouwbrieven aan digitale bibliotheek
5. toevoegen van de index (klapper) aan globale index in databank bruikbaar voor raadpleging
6. administratie bijhouden van toestand en vordering van project

Wij zoeken vrijwilliger om gescande loten te indexeren. Dit indexeren gebeurt via een programma te installeren op uw PC. Dit programma kunnen we installeren bij U. We geven u als invoer de digitale beelden (in JPG-formaat) van een lot op een USB-stick. U kunt dus thuis, op uw ritme, de gegevens vermeld in de digitale beelden van de rouwbrieven invoeren in een bestand. Als het lot afgewerkt is kopieert u de beelden met de indexbestanden op een USB-stick en wij doen de rest.

2. Indexeren Burgerlijke Stand - Huwelijken - 1792-1940

De huwelijksakten van de Burgerlijke Stand zijn, na de laatste wetswijziging, openbaar 75 jaar na datum huwelijk.

We zijn een project gestart om alle huwelijken uit ons werkgebied te indexeren per gemeente op naam van beide huwelijkspartners met linkverwijzing naar het beeld van de akte. De link verwijst ofwel naar de website van Familysearch ofwel naar de website van het rijksarchief. Het indexeren gebeurt in een Excel rekenblad per gemeente. Zo kan later een globale index gemaakt worden, met mogelijkheid te zoeken naar een huwelijk op basis van de naam van één van de partners.

3. U wilt zelf een namenindex maken op uw verzameling beelden, rouwbrieven, bidprentjes, ...

Het gemakkelijkst is de index te realiseren in een Excel bestand, indien u zelf niet programmeert.

Hierbij zal elk document aanleiding geven tot het invullen van één lijn in het Excel-bestand per persoon.

De velden (kolommen) worden dan zo ontworpen volgens de volgende principes (soms ook normalisatie genoemd)

1. in een veld (kolom) kom slechts een elementair gegeven. Voorbeeld: familienaam en voornaam komen niet in één veld samen maar worden opgesplitst in 2 velden. Straatnaam en huisnummer krijgen elk een afzonderlijk veld. Huisnummer en busnummer hebben een afzonderlijk veld.
2. in een veld  (kolom) komt steeds hetzelfde soort gegeven. Familienaam van de persoon steeds in dezelfde kolom
3. in een specifiek veld (kolom) komt slechts het gegeven met één enkele betekenis. In het veld familienaam van de partner komt slechts de familienaam van de partner, niet die van de vader indien de persoon ongehuwd is. Is de partner  niet gekend, dan blijft dit veld leeg. Hier komt dus nooit de familienaam van de vader, de moeder, of iets dergelijks.
4. indien gegevens een verschillende betekenis hebben komen ze in verschillende velden (kolommen);  er zijn dus afzonderlijke velden (kolommen) te voorzien voor familienaam, voornaam van de partner1, partner2, partner3, vader, moeder. geestelijke, kloosternaam, verwante familienaam 1,  verwante familienaam 2 verwante familienaam 3 verwante familienaam 4 verwante familienaam 5 verwante familienaam 6
5. er zijn afzonderlijke supplementaire velden (kolommen) nodig voor "afgeleide" gegevens , bijvoorbeeld om alfabetisch te kunnen ordenen. Hiervoor moet de familienaam omgevormd worden om de computer juist te laten ordenen. Bij alfabetisch klasseren mag er in Belgie geen rekening gehouden worden met spaties noch met apostrofe (voorbeeld Van de Velde en Vandevelde moet in de alfabetische ordening samenkomen, maar een computer-sort maakt die verschillend, idem met Dhont en D'hont)

Hierna vindt u een voorbeeld van een beperkte index, daarna een voorbeeld van een uitgebreide index. U kunt dit natuurlijk aanpassen naar eigen behoefte.

N.B.: omwille van privacywetgeving mag u in principe niets publiek maken van gegevens over levende personen zonder hun toestemming., dus ook niet op een website plaatsen. Op hun eenvoudig verzoek moet u  in zo'n geval de gegevens die publiek gemaakt zijn verwijderen.

Simpel Voorbeeld 1

Volgnr of Type            6 cijfers, of bij type de code type registratie
OverledenenFn            Familienaam                   
OverkledeneVn            Voornaam
Geboorteplaats           
Geboortedatum            YYYYMMDD, indien enkel jaar bekend is , vul dan in YYYY
Geboorteland               
Overlijdensplaats       
Overlijdensdatum        YYYYMMDD
Overlijdensland
OverlCommentaar        verdere gegevens op het bidprentje of rouwbrief zoals, leeftijd, beroep...
Partner1Familienaam    Familienaam eerste partner
Partner1Voornaam        Voornaam eerste partner
Familienaam1                familienaam volgende partner of naam moeder
Begraafdatum               YYYYMMDD
Begraafplaats
Bewaarplaats                plaats waar document geklasseerd of bewaard wordt
Controle                        waarde=1 normaal, waarde=2 indien opeenvolgende rijen potentiele dubbels zijn
OverledeneFnAlfa        automatisch via functie in Excel =Sortalfa(B2)), alfabetische vorm sorteer familienaam
OverledeneVnAlfa        automatisch via functie in Excel =Sortalfa(C2)), alfabetische vorm sorteer voornaam
PartnerFnAlfa            automatisch via functie in Excel =Sortalfa(J2)), alfabetische vorm familienaam
PartnerVnAlfa            automatisch via functie in Excel =Sortalfa(K2)), alfabetische vorm voornaam

Het veld Sorteerfamilienaam vult u niet zelf in, maar u roept de functie op =SortAlfa()  en als argument vult u tussen de haakjes het adres van de cel waarin op die rij de familienaam van de overledene staat.
Indien u daarna sorteert op de kolom Sorteerfamilienaam, dan verkrijgt u de lijst van de overledenen in alfabetische volgorde op familienaam.. Sorteert u eerst op Sorteerfamilienaam, dan   op  sorteer voornaam, dan op geboortedatum, dan verkrijg u de lijst in alfabetische volgorde van familienaam , en per familienaam in volgorde van voornaam, en dan per geboortejaar. Deze met dezelfde voornaam verschijnen dan de oudste eerst.

Hier kun je een excel-bestand.xls afhalen met voorgaande definities reeds ingevuld  en waarbij op de eerste 2 rijen reeds een volgnummer is ingevuld en in de kolom R, S, T, U(familinaam overledene , voornaam, familienaam artner, voornaam)  reeds de functie Sortalfa is ingevuld.. In het Excelbestand is de functie reeds aanwezig.

Let wel

1. dat het excelbestand nog in de oude basisvorm is uitgewerkt (met extensie .xls) en dus maximum 65.535 lijnen kan omvatten (oude limieten van Excel).
2. dat in het excel bestand een functie geprogrammeerd is, genoemd Sortalfa, en bij het opstarten van sommige versies van excel een boodschap kan geven dat u de functie moet toelaten om uit te voeren.
3. dat  bij het downloaden van het excel bestand uw antivirus programma kan aangeven dat er een functie inzit dat mogelijks een virus kan herbergen. Wijzelf hebben het bestand gescand op  virussen en is virusvrij bevonden. Gelieve de boodschap te negeren  voor dit bestand.

Wil u meer dan 65.535 lijnen invullen per excelblad, dan moet u de de uitgebreide vorm nemen, met extensie .xlsm en moet je Microsoft Office minimum release 2007 , of Excel 2007 maar met update gebruiken. Gebruik je een zelfgeschreven functie of macro dan moet de bestandsextensie .xlsm zijn, anders wordt de functie of de macro niet mee bewaard bij "opslaan", of bij "opslaan als".

Hier kun je een excel-bestand.xlsm afhalen zoals voorgaande, maar nu met 1.000.000 lijnen per excel blad. Alle voorgaande opmerkingen blijven hier ook van kracht. Maar u moet wel minimum Excel 2007 gebruiken of latere versie. U moet dit bestand echter telkens wel bewaren met extensie .xlsm, anders wordt de functie Sortalfa niet mee bewaard.

VOORBEELD 2 (uitgebreide versie)

Omzetten naar Alfabetische Naam (SortAlfa)

Wil u een functie in Excel die "automatisch" de ingetikte familienaam omzet in een "alfabetische naam" geschikt om door de computer te laten sorteren, dan vindt u hierna een Excel -functie in VBA (Visual Basic for Applications) die dit realiseert.

Function SortAlfa(sTekst)
'Haalt alle speciale karakters en niet alfa karakters uit de string en plaatst alles in uppercase
Dim sTemp, iLen, iLus, sChar
sTemp = ""
sTekst = LCase(sTekst)
iLen = Len(sTekst)
For iLus = 1 To iLen
sChar = Mid(sTekst, iLus, 1)
Select Case sChar
Case "ë", "é", "è", "ê"
sChar = "e"
Case "ç"
sChar = "c"
Case "à", "á", "â", "ã", "ä", "å"
sChar = "a"
Case "ì", "í", "î", "ï"
sChar = "i"
Case "ð", "ò", "ó", "ô", "õ", "ö"
sChar = "o"
Case "ñ"
sChar = "n"
Case "ù", "ú", "û", "ü"
sChar = "u"
Case "ý", "ÿ"
sChar = "y"
Case "ß"
sChar = "b"
End Select
If Not InStr("abcdefghijklmnopqrstuvwxyzABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ", sChar) = 0 Then
sTemp = sTemp & sChar
End If
Next
SortAlfa= UCase(sTemp)
End Function

"

© 2012 Familiekunde-Aalst

contact: webmaster '@' familiekunde-aalst.be